Vademecum

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Questo Vademecum fornisce indicazioni riguardo l’ammissibilità delle spese e le modalità di rendicontazione relative ai progetti ammessi a finanziamento nell’ambito del bando di gara denominato “BOOM – Polmoni Urbani”

1. Principi generali di ammissibilità delle spese

Un costo per essere ammissibile deve essere:

Pertinente ed imputabile ad azioni ammissibili

Le spese connesse ad operazioni saranno ammesse al contributo soltanto se dette operazioni saranno parte integrante dell’intervento considerato. I costi, per essere considerati ammissibili, dovranno essere riconducibili ad una delle attività indicate nel progetto presentato e coerenti con le disposizioni del bando di gara “BOOM – Polmoni Urbani”.

Effettivo

I costi sono ammissibili solo se corrisponderanno a spese i cui pagamenti siano stati effettivamente sostenuti (costi reali).

Riferibile temporalmente al periodo di vigenza del contributo

Per essere considerati ammissibili, i costi devono essere sostenuti nell’arco temporale di validità dell’intervento progettuale.

Comprovabile

I pagamenti effettuati dai beneficiari finali dovranno essere comprovati da fatture quietanzate o da documenti contabili aventi forza probatoria equivalente.

Legittimo

I costi, per essere considerati ammissibili in generale, dovranno essere conformi non solo alle norme vigenti in materia di rendicontazione e finanza pubblica, ma anche alle disposizioni in tema di lavoro, civilistiche e fiscali.

Contabilizzato

I costi, per essere ammissibili, dovranno aver dato luogo ad adeguate registrazioni contabili, cioè conformi alle disposizioni di legge e ai principi generali in materia di contabilità.

Contenuto nei limiti autorizzati

I costi dovranno essere contenuti nei limiti stabiliti (per natura e/o importo) dagli atti amministrativi di affidamento del contributo.

2. Principali tipologie di costi e criteri di ammissibilità ai fini di una corretta rendicontazione tecnica e contabile

MACROVOCE N°1 – Spese per la costituzione e fideiussione

Appartengono a questa macrovoce le spese sostenute prima della firma dell’atto di impegno e regolamentazione con il M5S Sicilia, che possono riguardare esclusivamente la costituzione del soggetto giuridico e la fideiussione. Tali spese possono essere anticipate personalmente dai componenti del gruppo informale e recuperate successivamente al momento dell’erogazione del contributo. I giustificativi di spesa dovranno comunque essere sempre intestati al soggetto giuridico.

a. Spese di costituzione e registrazione

Sono tutte le spese collegate alla costituzione e alla registrazione del nuovo soggetto giuridico. Appartengono a questa voce, a titolo esemplificativo, le marche da bollo da apporre sui documenti costitutivi (atto costitutivo e statuto); la tassa di registrazione presso l’Agenzia delle Entrate; l’eventuale compenso riconosciuto al Notaio per gli atti; etc. Non costituisce spesa ammissibile il versamento di quote di capitale sociale.

b. Fideiussione

È la spesa sostenuta per il contratto di fideiussione. La spesa può essere dimostrata allegando copia del contratto contenente la somma pagata. Si ricorda che la fideiussione può essere concessa da banche o assicurazioni, oltre che da intermediari finanziari iscritti negli elenchi di cui agli artt. 106 e 107 del D.Lgs. n. 385/1993.e s.m.i.

MACROVOCE N°2 – Risorse Umane

Appartengono a questa macrovoce tutte le spese sostenute per la retribuzione di risorse umane, adeguatamente contrattualizzate da parte del soggetto giuridico.

Non saranno ammesse a rendicontazione spese di retribuzione di risorse umane calcolate come generici rimborsi spese o in maniera forfettaria o comunque in assenza di una forma contrattuale prevista dalla legge.

a. Risorse Umane interne

Appartengono a questa voce di spesa tutte le spese sostenute per la remunerazione del lavoro dei soci del soggetto giuridico. Le spese sono rendicontabili presentando:

  • Il contratto di lavoro tra il soggetto giuridico ed il socio nelle forme previste dalla legge (sotto forma di contratti a tempo determinato o indeterminato; collaborazioni a progetto; prestazioni occasionali; prestazioni professionali o qualsiasi forma ammessa dalla legge);
  • Relazione sulle attività svolte dal socio attraverso time report;
  • La ricevuta/fattura firmata dal socio che attesta l’avvenuto pagamento.

Appartengono alla voce “Risorse umane interne” anche gli oneri di competenza del soggetto giuridico annessi alle retribuzioni di cui sopra (versamenti di ritenute previdenziali ed assistenziali) da giustificare per mezzo del Mod. F24.

b. Risorse Umane esterne

Appartengono a questa voce di spesa tutte le spese sostenute per la remunerazione del lavoro di tutti i collaboratori esterni al soggetto giuridico (non soci). Le spese sono rendicontabili presentando:

  • il contratto di lavoro tra il soggetto giuridico ed il collaboratore nelle forme previste dalla legge (sotto forma di contratti a tempo determinato o indeterminato; collaborazioni a progetto; prestazioni occasionali; prestazioni professionali o qualsiasi forma ammessa dalla legge);
  • curriculum vitae del collaboratore che attesti il possesso di requisiti adeguati allo svolgimento delle attività indicate nel contratto;
  • relazione sulle attività svolte dal collaboratore attraverso time report;
  • la ricevuta/fattura firmata dal collaboratore che attesta l’avvenuto pagamento.

Appartengono alla voce “Risorse umane esterne” anche gli oneri di competenza del soggetto giuridico annessi alle retribuzioni di cui sopra (versamenti di ritenute previdenziali ed assistenziali) da giustificare per mezzo del Mod. F24.

MACROVOCE N°3 – Risorse Strumentali

Appartengono a questa macrovoce tutte le spese sostenute per risorse strumentali (materiali e immateriali) necessarie allo svolgimento del progetto.

a. Acquisto di beni durevoli

Appartengono a questa voce le spese sostenute per l’acquisto di beni (compresi software) la cui vita utile superi i 12 mesi. L’acquisto di tali beni deve rispettare i limiti a norma dell’art. 5 del bando di concorso

ATTENZIONE: Non è possibile rendicontare solo una parte della spesa sostenuta per un singolo bene.

b. Altre risorse strumentali

Appartengono a questa voce le spese sostenute per altre risorse strumentali, materiali e immateriali, non comprese nelle voci precedenti. Sono comprese, a titolo esemplificativo:

  • spese per acquisto di beni di consumo (cancelleria e tutti i beni che hanno vita utile inferiore ai 12 mesi);
  • spese per il leasing o l’affitto di beni strumentali anche durevoli (non soggette ai limiti relativi all’acquisto);
  • spese per l’acquisto di servizi da parte di aziende (es. realizzazione sito web).

MACROVOCE N°4 – Spese di gestione

a. Spese commerciali

Appartengono a questa voce le spese sostenute per la promozione delle attività progettuali (ad es: spot video e radio, brochure, locandine, volantini, etc…). Tali materiali promozionali devono rispettare le regole sull’utilizzo dei loghi dal progetto “BOOM – Polmoni Urbani” previste dall’atto di impegno e regolamentazione.

b. Affitti e Utenze

Appartengono a questa voce le spese sostenute per l’eventuale affitto della sede e le relative utenze necessarie per lo svolgimento del progetto (telefono, internet, luce, etc…).
La rendicontazione di queste spese avviene con la presentazione del contratto di affitto/utenza e delle relative ricevute intestate al soggetto giuridico.

ATTENZIONE: Non è possibile rendicontare utenze relative a contratti intestati a soggetti diversi dal soggetto giuridico beneficiario del finanziamento. Le utenze relative a contratti intestati personalmente a uno dei componenti del gruppo non saranno ammesse.

c. Spese amministrative

Appartengono a questa voce le spese sostenute dal soggetto giuridico per la tenuta della contabilità, la tenuta del conto corrente dedicato al progetto, nonché tasse e imposte (diverse da quelle inerenti la retribuzione delle risorse umane che appartengono alla relativa sezione). A titolo esemplificativo appartengono a questa categoria:

  • retribuzione riconosciuta al professionista incaricato della tenuta della contabilità (commercialista);
  • spese di tenuta c/c;
  • spese per l’acquisto dei libri contabili;
  • oneri di registrazione ad albi, spese di registrazione di marchi e brevetti, tasse e imposte sostenute nell’esercizio delle attività progettuali

Non sono ammissibili spese per interessi passivi ed altre spese di natura squisitamente finanziaria o gli oneri straordinari.

I costi per la protezione della proprietà intellettuale sono ammissibili purché rispettino le condizioni di ammissibilità previste dal Vademecum. Il soggetto beneficiario giustificherà i costi per brevetti e per la protezione dei diritti d’autore con una copia certificata conforme della licenza d’uso o di altro tipo di documentazione che dimostri il rispetto dei diritti d’autore.

d. Altre spese generali indirette

Appartengono a questa voce le spese relative a rimborsi per spese di viaggio sostenute dai soci del soggetto giuridico nello svolgimento delle attività progettuali, nonché in modo residuale, le altre spese non comprese nelle voci precedenti (es. manutenzione ordinaria della sede).

NOTE PER LE SPESE DI VIAGGIO, RESIDENZIALITÀ E VITTO/ALLOGGIO
(voce: altre spese generali indirette)

A) Residenzialità, vitto e alloggio

Le spese di residenzialità e vitto/alloggio ammissibili sono quelle riferite a trasferte dei partecipanti in luoghi diversi da quelli di svolgimento dell’attività, e comunque nell’ambito dell’azione finanziata e nei limiti di quanto indicato nel progetto presentato.

Nel caso si debba far ricorso a servizi esterni, l’organizzazione dovrà realizzare una ricerca su quelli più convenienti; si deve comunque tenere presente che potranno essere consentite solo strutture non oltre il livello della seconda categoria (max. tre stelle).

Per quanto riguarda il massimale di spesa relativo al consumo, da parte dei partecipanti o dei dipendenti o dei collaboratori a progetto, di un pasto fornito da una struttura esterna, sarà riconosciuto, nel rendiconto, un rimborso fino alla concorrenza di € 7,00 a pasto.

B) Trasporto

Le spese di viaggio ammissibili sono quelle riferite al trasporto dei partecipanti in luoghi diversi da quelli di svolgimento dell’attività, e comunque nell’ambito dell’azione finanziata e nei limiti di quanto indicato nel progetto presentato. Non è ammissibile la spesa di trasporto dalla residenza del partecipante alla sede di svolgimento delle attività.

Il ricorso a mezzi di trasporto diversi da quelli pubblici deve essere motivato dall’assenza o incompatibilità di orario di questi ultimi, ovvero da precise esigenze organizzative e contingenti. Tenuto conto del numero e della concentrazione residenziale dei partecipanti, il soggetto beneficiario del finanziamento può organizzare, se più conveniente, mezzi di trasporto collettivi oppure autorizzare, assumendone ogni responsabilità conseguente, l’uso del mezzo proprio.

Eventuali eccezioni potranno essere consentite a fronte di particolari situazioni da valutare di volta in volta (es. partecipanti portatori di handicap con problemi di deambulazione, trasferimenti obbligati in orari non coincidenti con mezzi pubblici).

La relativa spesa è riconoscibile nella misura di 1/5 del costo medio di un litro di benzina per ogni Km percorso, con riferimento alle tabelle chilometriche delle distanze.

L’uso di taxi non è ammissibile. Potrà essere eccezionalmente consentito solo per reali e documentati casi di impossibilità a raggiungere la sede dell’attività progettuale, debitamente autorizzate dall’organizzazione beneficiaria e ove non fosse possibile l’utilizzo del mezzo pubblico.

Anche l’uso dell’aereo può essere consentito previa motivata autorizzazione del legale rappresentante del soggetto beneficiario del finanziamento, al quale fa carico la dimostrazione dei presupposti, in relazione alla distanza dei luoghi da raggiungere (normalmente per percorrenze non inferiori a 400 km) o comunque quando sia obiettivamente più conveniente o più rispondente, con riguardo alle spese complessivamente considerate ed allo scopo del viaggio, rispetto all’utilizzo di altri mezzi pubblici o privati.

Affinché i rimborsi spese per trasferte siano ammissibili, è necessario che:

  • vi sia un rapporto di lavoro dipendente/contratto di collaborazione, contratto a progetto, contratto di lavoro occasionale;
  • siano correlati all’espletamento dell’attività lavorativa;
  • siano una reintegrazione delle spese sostenute dal dipendente/collaboratore a favore del proprio datore di lavoro.

C) Rendicontazione delle spese di viaggio, vitto e alloggio

Le spese sostenute per viaggio, vitto e alloggio devono essere strettamente legate alla realizzazione del progetto, rispettare i criteri di ammissibilità sopra indicati, e saranno rimborsabili solo dietro presentazione di adeguati giustificativi del costo sostenuto.

I biglietti di trasporto (aereo, treno,etc.) dovranno essere regolarmente vidimati. Inoltre, occorre che sui biglietti sia leggibile la tariffa e che i viaggi siano riconducibili alle attività progettuali finanziate. Qualora la tariffa non sia indicata nel biglietto di trasporto, occorre che sia prodotta una autocertificazione da parte del legale rappresentante del soggetto giuridico beneficiario attestante il costo del biglietto, che dovrà essere congruo con i prezzi di mercato e trovare debito riscontro nella contabilità dell’organizzazione.

Le spese di vitto ed alloggio sono dimostrabili con l’emissione, da parte del fornitore, di fatture o ricevute fiscali nelle quali dovranno essere indicate in dettaglio le quantità (nr. notti, tipologie di alimenti, bevande etc.) ed i prezzi unitari. Tali spese dovranno essere sostenute durante il periodo di realizzazione del progetto, nei limiti prefissati nel budget di progetto e secondo i criteri di ammissibilità riportati nella Prima Parte di questo Vademecum.

Non saranno riconosciuti rimborsi spesa forfettari.

Alle fatture o ricevute fiscali inerenti le spese di vitto e/o alloggio che non riportano il nominativo del fruitore, dovrà essere allegata una dichiarazione di tutti i soggetti che hanno fruito del vitto e/o alloggio.

Il dipendente/collaboratore dovrà presentare all’ente/organizzazione un report riepilogativo indicante i rimborsi richiesti (viaggio, vitto, alloggio, ecc.) evidenziando la parte chilometrica e tutti i viaggi compiuti.

Per tali viaggi, dovrà essere prodotta una documentazione comprovante la trasferta/missione (fatture, biglietti di viaggio vidimati, etc…), con l’indicazione del dettaglio di:

  • data;
  • motivo del viaggio/lettera di missione;
  • chilometri percorsi;
  • importo chiesto a rimborso (nel caso di utilizzo di mezzo proprio è necessario applicare il metodo di calcolo del costo chilometrico sopra indicato).

3. Trattamento dell’IVA

L’IVA può costituire una spesa ammissibile (da rendicontare unitamente alla spesa corrispondente) solo se è realmente e definitivamente sostenuta dall’organizzazione.

Se il soggetto giuridico, alla luce della propria posizione fiscale, è formalmente in grado di recuperare l’IVA, non potrà in nessun caso presentarla a rendicontazione.

La posizione IVA del soggetto giuridico verrà dichiarato in un apposito modulo allegato allo schema di rendicontazione che verrà consegnato al momento della stipula dell’atto di impegno e regolamentazione con il M5S Sicilia.

4. Variazioni di budget

Le variazioni rispetto al Piano Economico/Finanziario, che dovrà far parte della proposta progettuale possono essere di due tipologie:

  • tra due voci appartenenti alla stessa macrovoce (es. dalla voce ‘spese commerciali’ alla voce ‘spese amministrative’): tali variazioni sono consentite senza limitazioni e senza necessità di comunicazioni o autorizzazioni;
  • tra due voci appartenenti a due differenti macrovoci (ad es: dalla voce ‘spese commerciali’ alla voce ‘risorse umane interne’).

5. Principi generali di rendicontazione delle spese

Tutte le spese sostenute attraverso il finanziamento ottenuto, previsto nell’Atto di impegno e regolamentazione devono essere opportunamente giustificate, documentate e rendicontate utilizzando lo Schema di rendicontazione.

I costi rendicontati dovranno derivare da atti giuridicamente vincolanti (contratti, lettere di incarico, ordini, etc…) da cui risulti chiaramente l’oggetto dell’attività o fornitura, il suo costo, la sua pertinenza al progetto, i termini di svolgimento e/o consegna. Le spese di cui non si darà dimostrazione inequivocabile dell’avvenuto pagamento alla presentazione della rendicontazione saranno escluse dai costi ammissibili.

Saranno ritenute ammissibili le spese sostenute a partire dalla data di sottoscrizione dell’Atto di impegno e regolamentazione e fino al termine previsto nella stessa, e nella Lettera di inizio e termine attività, salvo proroghe. Fanno eccezione le spese per la costituzione del soggetto giuridico e per la fideiussione, sostenute prima della firma dell’Atto di impegno e regolamentazione, che saranno comunque considerate ammissibili.

I documenti giustificativi originali (fatture, ricevute fiscali, dichiarazioni, etc…) dovranno essere datati ed intestati al soggetto giuridico beneficiario del finanziamento, con la specifica annotazione del titolo del progetto e di un numero identificativo. In ogni caso non saranno ritenuti ammissibili i documenti giustificativi intestati a soggetti diversi dal beneficiario del contributo.

I documenti giustificativi delle spese dovranno essere prodotti in lingua italiana. Eventuale documentazione in lingua diversa deve essere accompagnata da traduzione in lingua italiana.

I pagamenti effettuati dovranno essere comprovati da fatture che riportino analiticamente i singoli beni acquistati e quietanzate (che riportino la dicitura “pagato”). Ove ciò non risulti possibile, tali pagamenti devono essere comprovati da documenti contabili aventi forza probatoria equivalente: assegno bancario non trasferibile o bonifico bancario con relativo estratto del conto corrente del beneficiario.

Riassumendo, per essere rendicontabili, i costi dovranno:

  1. essere stati effettivamente sostenuti (costi reali);
  2. figurare nell’elenco delle categorie di costi ammissibili (vedi parte prima del Vademecum);
  3. essere connessi all’iniziativa in oggetto;
  4. essere documentati con giustificativi in originale, tenuti a disposizione presso la sede del soggetto beneficiario;
  5. essere conformi alle norme contabili e fiscali nazionali;
  6. essere registrati nella contabilità del soggetto beneficiario;
  7. essere sostenuti nel periodo di tempo compreso tra la data della firma dell’Atto di impegno e regolamentazione e il termine previsto nello stesso atto;
  8. essere contenuti nei limiti degli importi approvati nel Piano Economico;
  9. essere sostenuti secondo principi di economia e sana gestione finanziaria;
  10. corrispondere a pagamenti effettivamente eseguiti.

In caso di interruzione anticipata della legislatura, così come indicato all’art.11 punto 3 del bando di gara, il Movimento 5 Stelle Sicilia garantisce la totale copertura finanziaria del progetto. Tanto, nel caso in cui si raggiunga ugualmente l’accantonamento della somma prevista per l’ultimazione dei lavori del progetto Boom Polmoni Urbani pari ad euro 360.000,00.

Per informazioni scrivere a: info@polmoniurbani.it

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